Política de Tratamiento de la Información

El Responsable del Tratamiento de los datos personales que se recogen en este sitio y en los canales de atención de KAEL es Olmer Castrillón Aguirre, identificado(a) con NIT No. 10032132.

• Domicilio: Pereira, Risaralda, Colombia.
• Dirección de notificaciones: Por definir.
• Correo para el ejercicio de derechos: webmaster@kaelservices.com.
• WhatsApp de atención: 573127272661.
• Sitio web: https://kaelservices.com
• Empresa en incubación con la Cámara de Comercio de Pereira.

Los datos que aparecen entre llaves todavía no han sido entregados por el responsable y deben completarse antes de publicar esta política.

Esta política se rige por la Constitución Política (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 —compilado en el Decreto 1074 de 2015—, la Ley 2300 de 2023 sobre comunicaciones comerciales y las circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Se aplica a todos los datos personales que KAEL trate en Colombia: los de quienes llenan un formulario en este sitio, los de quienes nos escriben por WhatsApp o correo, los de los administradores y consejos de copropiedades con los que conversamos, y los datos técnicos de la navegación descritos en la sección 5.

• Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan. Si usted llenó un formulario, el titular es usted.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, vida sexual, origen étnico, convicciones, datos biométricos). KAEL no los solicita.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, KAEL.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, como un proveedor de hosting o de analítica.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Aviso de privacidad: el texto que se le muestra al titular en el momento de pedirle la autorización.

KAEL aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada y se ajusta a la ley.
• Finalidad: cada dato se pide para una finalidad concreta que se le informa antes de pedírselo.
• Libertad: sin su autorización previa no tratamos sus datos; nunca se obtiene por silencio ni por casillas premarcadas.
• Veracidad: la información debe ser veraz, completa y actualizable.
• Transparencia: usted puede pedir en cualquier momento qué datos suyos tenemos.
• Acceso restringido: solo accede el personal que necesita hacerlo y los encargados listados en la sección 11.
• Seguridad: medidas técnicas y administrativas razonables (sección 16).
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento están obligados a la reserva.
• Minimización: pedimos los datos mínimos; el resto es opcional y está marcado como tal.

Formulario de residentes

Obligatorios: nombre, celular o WhatsApp, ciudad y conjunto residencial. Opcionales: correo electrónico, torre y apartamento, tipo de vehículo, y si hay mascotas o niños como fuente de suciedad. También se guardan las respuestas del diagnóstico de costo si usted lo completó.

Formulario de administraciones

Obligatorios: nombre, rol en la copropiedad, celular o WhatsApp, correo electrónico, ciudad y nombre del conjunto. Opcionales: número de parqueaderos y de unidades, características del parqueadero, horario de contacto y comentarios. También se guardan las respuestas de la calculadora de ingreso si usted la usó.

Formulario de contacto

Nombre, correo electrónico, teléfono si lo entrega, motivo y el contenido del mensaje.

WhatsApp

Si nos escribe al 573127272661, tratamos su nombre de perfil, su número y el contenido de la conversación para atender esa solicitud. La primera respuesta automática incluye el aviso de privacidad y el enlace a esta política.

Datos técnicos de la visita

Guardamos la dirección IP en forma de hash (no la IP en claro), el navegador y el sistema operativo declarados por su equipo, la página de entrada, el origen de campaña y un identificador de sesión temporal. Estos datos se usan para prevenir fraude y envíos automatizados y para medir cuántas personas visitan cada página. La IP con hash sigue siendo un dato personal y la tratamos como tal.

Analítica de comportamiento (solo con su autorización)

Si usted acepta la categoría de analítica en el banner de cookies, cargamos Microsoft Clarity, que registra de forma agregada cómo se usa la página (clics, desplazamiento, mapas de calor y grabación de sesión con enmascaramiento estricto del texto que usted escriba). Si no la acepta, Clarity no se carga y el sitio funciona igual.

Referidos

Nunca le pedimos los datos de otra persona. Si usted comparte su enlace de referido, solo registramos el vínculo cuando la persona referida se registra por su cuenta y da su propia autorización. Usted solo ve un conteo, nunca la identidad de quien se registró.

Verificación de seguridad

Los formularios usan Cloudflare Turnstile para distinguir personas de robots. Para eso Cloudflare recibe su dirección IP, la huella de la conexión TLS y el User-Agent. Es un componente esencial: sin él no podríamos recibir formularios.

Atender su solicitud (finalidad principal)

• Contactarlo por WhatsApp, llamada o correo sobre lo que pidió.
• Agrupar a los residentes interesados por conjunto y presentarle a la administración cuántos son, sin identificar a ninguno.
• Evaluar la viabilidad técnica de una copropiedad y agendar la visita.
• Presentar una propuesta de prueba piloto.
• Prestar el servicio y atender reclamos sobre él.
• Prevenir fraude y uso automatizado de los formularios.

Medición del experimento

Contar visitas, registros y permanencia de forma agregada para saber si la propuesta le interesa a la gente. Esta medición no requiere identificarlo.

Información comercial (solo si la autoriza aparte)

Enviarle promociones y novedades por WhatsApp, correo o SMS. Es una casilla separada, opcional, y no marcarla no afecta en nada la atención de su solicitud.

Referidos (solo si los autoriza aparte)

Registrar que una persona llegó por su enlace, y contárselo a usted como número.

La autorización se obtiene con una casilla que usted marca, nunca premarcada, y cuya etiqueta es el aviso de privacidad completo: dice quién es el responsable, para qué usamos los datos, cuáles campos son facultativos y cuáles son sus derechos. El botón de envío permanece inhabilitado hasta que usted la marca, y el servidor rechaza cualquier envío que llegue sin ella.

De cada autorización guardamos el identificador y la versión del texto que estaba en pantalla, un hash de ese texto, la versión de esta política, la fecha y hora en UTC, el navegador, la IP con hash y la URL donde ocurrió. Con eso podemos entregarle copia de su propia autorización cuando la pida. Las versiones históricas de los avisos se conservan en el repositorio del proyecto.

Versión vigente de esta política: 2026-09-19.1.

KAEL no recolecta datos de menores de edad. Al marcar la casilla de autorización usted declara que es mayor de 18 años. La pregunta del diagnóstico sobre niños se refiere a la suciedad del vehículo y no pide ningún dato de un menor. Si detectamos o nos informan que registramos datos de un menor, los suprimimos sin necesidad de solicitud y dejamos constancia. La señalética de la estación advierte que su uso requiere la supervisión de un adulto.

No solicitamos datos sensibles y ninguno de nuestros formularios tiene un campo para ellos. El campo de comentarios está limitado a 500 caracteres y lleva la advertencia de no incluir información de salud, financiera ni de terceros. Si aun así nos llega un dato sensible, lo suprimimos y le avisamos.

Usamos tres categorías: esenciales (necesarias para que el sitio y la verificación de seguridad funcionen), analíticas (Microsoft Clarity) y de atribución (saber por qué campaña llegó). Las dos últimas solo se activan si usted las acepta en el banner, y puede cambiar de opinión cuando quiera.

El detalle de cada cookie, su duración y qué pasa si las rechaza está en la página de cookies.

Para operar el sitio y atender solicitudes trabajamos con proveedores que tratan datos por cuenta nuestra. Algunos están fuera de Colombia:

• Cloudflare (Estados Unidos): protección contra robots y abuso en los formularios.
• Microsoft Clarity (Estados Unidos): analítica de comportamiento, solo con su autorización.
• Meta / WhatsApp (Estados Unidos): el canal de mensajería que usted elige al escribirnos.
• Proveedor de hosting y base de datos: {{PROVEEDOR_HOSTING}}.
• Proveedor de correo: {{PROVEEDOR_EMAIL}}.

Estados Unidos figura como país con nivel adecuado de protección en la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Con cada encargado se suscribe el acuerdo de tratamiento correspondiente y se archiva. No vendemos ni cedemos sus datos a terceros para sus propias finalidades comerciales.

El programa de referidos funciona con un enlace que usted comparte por su cuenta. Nunca le pedimos el nombre ni el número de otra persona, y nunca contactamos a alguien porque usted nos lo haya señalado. El vínculo solo se registra cuando la persona referida entra por su enlace, se registra y da su propia autorización. Usted ve un conteo, no una lista. Al escribirnos por WhatsApp, tratamos su nombre y número únicamente para atender su solicitud, y la primera respuesta incluye este aviso.

Como titular de los datos, usted puede en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que dio, salvo cuando la ley la exceptúa.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado, previa solicitud.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder gratuitamente a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.

Canales para ejercerlos

• Correo electrónico: webmaster@kaelservices.com.
• Formulario de contacto, seleccionando el motivo «Mis datos personales».
• WhatsApp: 573127272661.

Plazos de respuesta

• Consulta (quiere saber qué datos suyos tenemos o cómo los hemos usado): respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no alcanzamos, se lo informamos con los motivos y la fecha en que responderemos, que no puede pasar de cinco (5) días hábiles más.
• Reclamo (corregir, actualizar, suprimir o revocar): lo atendemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informándole antes los motivos y la nueva fecha.
• Si el reclamo llega incompleto, se lo requerimos dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que responda, se entiende que desistió.
• Mientras el reclamo está en trámite, el dato queda marcado con la leyenda «Reclamo en trámite».

Cómo verificamos que es usted

Antes de mostrar o borrar datos le enviamos un enlace firmado de un solo uso al WhatsApp o al correo que quedó registrado. Es la forma de evitar que un tercero pida sus datos haciéndose pasar por usted. No le pedimos foto de la cédula ni datos adicionales para identificarlo.

Para que podamos atenderlo rápido, su solicitud debería incluir:

• Su nombre y el dato de contacto con el que se registró (celular o correo).
• La descripción de lo que pide: conocer, actualizar, rectificar o suprimir.
• Los hechos que dan lugar al reclamo, si los hay.
• Los documentos que quiera hacer valer, si los tiene.

Recibimos la solicitud, la radicamos con fecha, verificamos su identidad con el enlace firmado, resolvemos y le respondemos por el mismo canal por el que escribió, dentro de los plazos de la sección anterior. Si el reclamo no es de nuestra competencia, se lo decimos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informamos a quien corresponda.

La función de protección de datos personales está a cargo del líder de KAEL, que recibe, tramita y responde las solicitudes de los titulares.

• Nombre y cargo: {{RESPONSABLE_PQR_NOMBRE}} — {{RESPONSABLE_PQR_CARGO}}.
• Correo: webmaster@kaelservices.com.
• WhatsApp: 573127272661.
• Horario de atención: {{HORARIO_ATENCION}}.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento:

• Conexión cifrada (HTTPS con HSTS) en todo el sitio.
• Cifrado en reposo de la base de datos en el proveedor.
• Acceso al panel interno restringido por usuario y contraseña, con sesiones que expiran.
• La dirección IP nunca se guarda en claro: se almacena con un hash y un secreto rotativo.
• Copias de seguridad cifradas y procedimiento escrito de atención de incidentes.
• Deber de confidencialidad para todo el que interviene en el tratamiento.

Si ocurre un incidente que afecte sus datos, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la ley y se lo informamos.

Los datos se conservan mientras dure la finalidad que los justificó y los plazos legales aplicables. Los plazos que siguen son los que el equipo propone y quedan sujetos a revisión legal ({{REVISION_LEGAL}}):

• Registros de personas interesadas que no se convierten en cliente: se anonimizan a los 24 meses de la última interacción.
• Dirección IP con hash: 12 meses.
• Evidencia de la autorización: hasta 3 años después de la supresión del dato, como prueba de que existió.

Un proceso mensual ejecuta estas purgas y deja registro de lo que borró.

Puede revocar su autorización, total o parcialmente, escribiendo a webmaster@kaelservices.com. La revocatoria parcial sirve, por ejemplo, para dejar de recibir información comercial y seguir con su solicitud en curso. Tramitamos la supresión salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar el dato; en ese caso se lo explicamos y le decimos hasta cuándo. Cuando el dato no se puede borrar, se anonimiza: deja de estar asociado a usted.

Solo enviamos información comercial a quien marcó la casilla correspondiente. Respetamos los canales, horarios y frecuencias de la Ley 2300 de 2023 y el Registro de Números Excluidos. Todo mensaje incluye la forma de darse de baja: puede responder «BAJA» o escribir a webmaster@kaelservices.com, y procesamos la baja en menos de 24 horas. No usamos herramientas de envío masivo no oficiales por WhatsApp.

El responsable es una persona natural. Conforme al Decreto 090 de 2018, que modificó el Decreto 1074 de 2015, la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos recae sobre sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos por encima de determinado umbral, de modo que hoy KAEL no está obligada a inscribirse. Si KAEL se constituye como sociedad y supera ese umbral, se hará la inscripción y se actualizará esta sección. Este punto también está sujeto a revisión legal ({{REVISION_LEGAL}}).

La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio. Antes de presentar una queja ante ella, la ley pide que haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente con nosotros. Puede acudir a la Superintendencia en www.sic.gov.co.

Si cambiamos esta política publicamos la versión nueva en esta misma dirección, con su número de versión y su fecha de vigencia. Cuando el cambio afecte las finalidades o el tratamiento de manera sustancial, se lo comunicamos y, si la ley lo exige, pedimos una autorización nueva antes de aplicarlo.

Historial de versiones

• 2026-09-19.1 — 19 de septiembre de 2026: primera versión, redactada junto con el lanzamiento del sitio. Borrador técnico pendiente de revisión legal.

Esta política rige desde el 19 de septiembre de 2026 y permanece vigente mientras no se publique una versión posterior. Las bases de datos de KAEL se conservan por el tiempo indicado en la sección 17. Versión 2026-09-19.1.